Você sabe onde estão todos os seus documentos pessoais?

Ter os documentos organizados é muito importante e, na maioria das vezes, negligenciado. Além de contar a nossa história, eles são necessários em vários momentos durante a nossa vida e a falta deles pode trazer prejuízos. Só que estes podem ser pequenos e simples de resolver, como um documento que foi perdido e só pedir uma segunda via resolve. Mas também podem ser grandes, como não poder se aposentar por ter perdido parte dos comprovantes de pagamento da contribuição ou deixar de receber um alto valor de uma ação na Justiça por não ter bem guardado documentos importantes para o caso. Sem falar, no tempo que é perdido no dia a dia, procurando por documentos que precisamos frequentemente.

A verdade é que só damos real valor à organização documental quando enfrentamos um problema. Mas você não precisa esperar algo acontecer para tomar uma atitude. Com um pouco de dedicação, é possível colocar tudo em ordem. Que tal começar agora?

Reserve 30 minutos por dia e siga este passo a passo prático:

1. Reunir

Comece reunindo absolutamente todos os documentos espalhados pela casa. Olhe em gavetas, armários, pastas, bolsas antigas, malas e até no local de trabalho, se for o caso. O objetivo é centralizar tudo antes de começar a organizar.

2. Descartar

Antes de organizar, é importante eliminar o que não tem mais utilidade. Aqui estão algumas diretrizes gerais baseadas em prazos estipulados pelas leis:

• Documentos pessoais: manter todos.
• Documentos de propriedades: guardar enquanto for o proprietário.
• Comprovantes de tributos e relações de trabalho: manter todos.
• Contas de serviços (água, luz, telefone etc.): manter por 05 anos.
• Seguros: manter durante a vigência ou até a finalização de um sinistro.
• Notas fiscais e garantias: guardar até o fim da validade ou do uso do produto.
• Manuais: guardar enquanto o produto estiver em uso.
• Exames médicos: manter por 05 anos se de rotina e preservar todos se em tratamento.

3. Categorizar

Agora que você está apenas com o essencial, é hora de agrupar os documentos em categorias. Isso facilita a localização no dia a dia. Algumas sugestões:

• Documentos pessoais: uma pasta para cada membro da família.
• Propriedades: uma pasta por bem (imóveis, veículos etc.).
• Contas: uma pasta para cada fornecedor, organizadas por data de pagamento.
• Outros: trabalho, saúde, seguros, impostos.
• Manuais e garantias: podem ir em uma caixa separada se em grande quantidade.

4. Arquivar

Recomendo o uso de caixas plásticas com pastas suspensas, que são práticas e facilitam o acesso. Para subdivisões dentro de uma mesma pasta (ex: documentos de vários carros), use sacos plásticos com identificação.
Você encontra esses itens na Mondo Papelaria com entrega em todo o Brasil.

5. Manter

Organizar é só o começo, o segredo está em manter!
Crie uma “caixa de entrada”: pode ser uma pasta com elástico ou a primeira pasta da sua caixa de arquivos. Tudo o que chegar de novo vai para lá. A cada três meses, reserve um tempo para arquivar o conteúdo no lugar certo. E no fim do ano, revise o que pode ser descartado. Com tudo já estruturado, isso vai se tornar uma tarefa rápida e simples.

E aí, vai colocar em prática? Adoramos ver quando as dicas ganham vida! Se você organizar seus documentos, nos marca ou manda uma foto — vamos adorar saber como ficou!

E se você precisar de ajuda para organizar seus documentos, entre em contato conosco! Sabemos que nem sempre temos o tempo necessário para isso.
Se você está em Porto Alegre ou região, cuidamos de tudo pessoalmente pra você e entregamos tudo pronto organizado de forma personalizada.
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